Klantverhaal GGzE
GGzE verleent geestelijke gezondheidszorg. Ongeveer 2.400 medewerkers zetten zich in om zo'n 11.000 cliënten op jaarbasis de hulp te bieden die zij nodig hebben.
In gesprek met
Melvin van Leeuwen, functioneel beheerder AFAS bij GGzE.
Het probleem
We zijn bezig met een groot project rondom HR-procesverbetering. GGzE werkt al meer dan 10 jaar met de software van AFAS en heeft door de jaren heen veel zaken naar eigen inrichting gedaan. Bepaalde processen kunnen tegenwoordig vanuit de AFAS-standaard efficiënter. Om die slag te maken, trekken we de HR- en payrollprocessen meer richting die standaard. Workflows en aanverwante zaken die niet in AFAS kunnen, die doen we met HubBI.
Ik houd van de gebruiksvriendelijkheid van HubBI. De tool werkt overzichtelijk en intuïtief. Stapsgewijs doorloop je het proces om een koppeling te leggen of een hub in te richten.
De oplossing
Er draaien bij GGzE nu ongeveer 10 hubs van HubBI. Waar het AFAS-systeem tegen grenzen aanloopt, bouwen we er koppelingen van HubBI tegenaan. Zo moeten nieuwe zorgmedewerkers bij het instroomproces bepaalde registraties aanleveren om het werk te mogen doen. Dit schrijven we automatisch weg op een contactbestand in AFAS, maar daarvoor is wel een koppeling van HubBI nodig. En zo zijn er veel meer toepassingen waar HubBI de uitkomst biedt.
We zijn zeer tevreden met HubBI en tegen anderen zeg ik daarom: “Give it a try!
Het resultaat
Omdat administratieve handelingen geautomatiseerd zijn levert het tijdswinst op. Dat is het belangrijkste voordeel. Het is ook minder foutgevoelig, omdat er minder menselijk handelen aan te pas komt. Bovendien bepaal je zelf de regels en daarna wordt het herhaaldelijk uitgevoerd. Dankzij de logboekfunctie, kunnen we in het geval dat er iets fout gaat, identificeren waar het zit. Met vragen kunnen we trouwens ook snel terecht bij het HubBI-team en de samenwerking met de HubBI-consultant verloopt bovendien heel goed.
We blijven voor bepaalde verbeterwensen HubBI inzetten. Een aantal hubs zijn door HubBI voor ons ingericht, maar het meeste doen we inmiddels zelf. Nu we steeds bekender zijn met de tool, denk ik dat we dat in de toekomst alleen maar meer gaan doen.