Beveiligen van correspondentie bij uitdiensttreding in AFAS
Bij de uitdiensttreding van een medewerker wordt het AFAS-account van deze medewerker geblokkeerd. Een voordeel hiervan is dat jouw organisatie niet onnodig licenties hoeft af te nemen en de medewerker geen toegang meer heeft tot organisatiegegevens. Echter heeft de medewerker hierdoor ook geen toegang meer tot AFAS InSite en daarmee dus ook niet tot zijn of haar eigen loonstroken en jaaropgaven. Dit zorgt vaak voor veel onnodig en onveilig bel- en mailverkeer.
Bij het registreren van de uitdienstdatum kan de standaard functionaliteit van AFAS zorgen voor de volgende problemen:
- Loonstroken en jaaropgaven worden vanaf registratie van de uitdiensttreding direct via de privémail verstrekt, terwijl de medewerker mogelijk nog een bepaalde periode binnen jullie organisatie aan het werk is.
- Loonstroken en jaaropgaven worden onbeveiligd of matig beveiligd verstrekt, dit zorgt voor een beveiligingsrisico en persoonsgegevens worden niet voldoende afgeschermd.
De Autoriteit Persoonsgegevens verlangt van organisaties dat zij hun gegevensverwerking op een passende manier beveiligen. HubBI helpt je graag de correspondentie met medewerkers te verzorgen zonder beveiligingsrisico’s. Voor het beveiligen van correspondentie bij uitdienst kun je gebruik maken van de AFAS Offboardingsmodule van HubBI.
Hoe werkt de beveiliging van correspondentie bij uitdienst met HubBI?
- Documenten worden beschikbaar gemaakt via een AFAS OutSite-pagina (die HubBI graag voor je inricht).
- HubBI stuurt op de uitdiensttredingsdatum automatisch inloggegevens voor toegang tot de OutSite-pagina naar de oud-medewerker.
- HubBI plaatst de gevraagde dossieritems uit AFAS op de OutSite-pagina.
- Zo heeft de oud-medewerker via een unieke inlogcode toegang tot belangrijke informatie, zonder daarvoor een verzoek in te dienen bij jou of jouw organisatie.
- Documenten blijven beschikbaar voor de oud-medewerker op basis van de ingestelde bewaartermijnen in AFAS.
HubBI zorgt samen met jou voor veilige correspondentie
Heb jij hulp nodig bij het beveiligd en juist verstrekken van gegevens aan oud-medewerkers? Wij denken graag met je mee. Neem contact met ons op.