Verzuim terugdringen begint met inzicht: ontdek het vernieuwde AFAS-verzuimdashboard

Met de overstap naar Power BI heeft AFAS eind vorig jaar een grote stap gezet. Het vernieuwde standaarddashboard voor ziekteverzuim heeft niet alleen een modernere uitstraling, maar biedt vooral meer mogelijkheden om cijfers te analyseren en ontwikkelingen inzichtelijk te maken. Zo wordt het eenvoudiger om trends te herkennen en gerichter te sturen op inzetbaarheid, vitaliteit en verzuim

Met de overstap naar Power BI heeft AFAS eind vorig jaar een grote stap gezet. Het vernieuwde standaarddashboard voor ziekteverzuim heeft niet alleen een modernere uitstraling, maar biedt vooral meer mogelijkheden.

Wat maakt het vernieuwde dashboard zo interessant?

• Trends sneller herkennen door ontwikkelingen over verschillende perioden te volgen.
• Cijfers vanuit verschillende invalshoeken bekijken, bijvoorbeeld naar leeftijd of geslacht.
• Verder kijken dan alleen het totale verzuimpercentage en meer verdieping zoeken in de cijfers.
• Afwijkende groepen sneller signaleren, zodat duidelijk wordt waar aanvullend onderzoek zinvol kan zijn.
• Gerichter sturen op verzuim, doordat cijfers interactief kunnen worden geanalyseerd en met elkaar vergeleken.

Een mooi voorbeeld is de pagina ‘Cijfers per doorsnedes’. Stel dat je wilt weten binnen welke groepen het verzuim de afgelopen drie jaar relatief hoog is. Is het verzuim hoger onder mannen of vrouwen? Of valt juist een bepaalde leeftijdsgroep op? Door cijfers vanuit verschillende invalshoeken te bekijken, kun je beter bepalen waar aanvullend onderzoek of een gerichte interventie zinvol kan zijn.

Wil je het volledige dashboard bekijken, klik hier.

De overstap naar Power BI biedt bovendien mogelijkheden om zelf verder te bouwen op de beschikbare bouwstenen. Dat vraagt echter wel om kennis van zowel AFAS als Power BI. Vanuit onze ervaringen met het dashboard zien we een aantal aandachtspunten die belangrijk zijn om er optimaal gebruik van te maken.

Doorontwikkeling vraagt om onderhoud

Het verzuimdashboard is sinds eind vorig jaar volop in ontwikkeling. Op het moment van schrijven is versie 7.01 beschikbaar. AFAS voert regelmatig verbeteringen door in BI-modellen, berekeningen en dashboards.

Dat betekent ook dat het belangrijk is om de eigen BI-omgeving actueel te houden. Nieuwe inzichten, aangepaste berekeningen en aanvullende functionaliteiten worden pas beschikbaar wanneer nieuwe versies worden doorgevoerd.

Een dashboard is daarmee geen eenmalige implementatie, maar een oplossing die zich blijft ontwikkelen. Er is namelijk geen automatische koppeling tussen de nieuwste versie die AFAS beschikbaar stelt en de versie die binnen de eigen omgeving actief is. Hierdoor kan in de praktijk een oudere versie van het dashboard in gebruik blijven.

Inzicht ontstaat pas als gebruikers begrijpen wat ze zien

Een dashboard levert pas echt waarde op wanneer gebruikers begrijpen wat de cijfers betekenen en hoe deze worden berekend.

Begrippen als verzuimpercentage, meldingsfrequentie, verzuimduurklassen en benchmarkcijfers lijken misschien vanzelfsprekend, maar vragen regelmatig om aanvullende uitleg. Hetzelfde geldt voor verschillende manieren om cijfers in de tijd te bekijken, zoals Periode, YTD en Voortschrijdend.

Dezelfde grafiek kan daardoor door verschillende gebruikers anders worden geïnterpreteerd. Door duidelijk te maken welke definities en berekeningen achter de cijfers zitten, ontstaat meer vertrouwen in de rapportage en kan de beschikbare informatie beter worden benut.

Een goed voorbeeld is het verzuimpercentage. Organisaties kunnen binnen AFAS zelf bepalen welke rekenmethodiek wordt toegepast. Het is daarom belangrijk om niet alleen naar het uiteindelijke percentage te kijken, maar ook te weten hoe dat percentage tot stand komt.

De verzuiminstellingen in AFAS werken door in Power BI

Een interessant onderdeel van de techniek achter het dashboard is de samenhang tussen de inrichting van AFAS en de cijfers in Power BI. Instellingen in AFAS worden meegenomen in het BI-model.

Zo kun je in AFAS bepalen welke rekenmethodiek wordt gebruikt voor het verzuimpercentage. Er zijn vijf mogelijkheden:

• Verzuimdagen (ongewogen) en kalenderdagen (ongewogen)
• Verzuimdagen (incl. parttime% en aanwezigheids%) en kalenderdagen (incl. parttime%)
• Verzuimdagen (incl. parttime%) en kalenderdagen (incl. parttime%)
• Verzuimdagen (incl. aanwezigheids%) en kalenderdagen (ongewogen)
• Verzuimuren en roosteruren

Daarnaast kun je bepalen welke typen medewerkers of dienstbetrekkingen worden meegenomen in de berekening. Zo kunnen bepaalde groepen, zoals stagiaires of raadsleden, afhankelijk van de gewenste definitie buiten de cijfers worden gehouden.

Deze keuzes zijn extra belangrijk wanneer cijfers worden vergeleken met een externe benchmark. Een vergelijking is immers pas werkelijk bruikbaar wanneer duidelijk is dat organisaties dezelfde, of in ieder geval vergelijkbare, definities en rekenmethoden hanteren.

Filterautorisatie in AFAS combineren met Power BI

Het verzuimdashboard kan ook beschikbaar worden gesteld aan leidinggevenden. Daarbij wil je uiteraard voorkomen dat zij gegevens zien waarvoor zij niet geautoriseerd zijn.

Hiervoor kan de filterautorisatie op medewerker of organisatorische eenheid vanuit AFAS worden gecombineerd met de beveiliging in Power BI. Daarbij zijn twee aandachtspunten belangrijk.

1. Zorg dat het UPN correct is ingericht

Het UPN-veld (User Principal Name) speelt een belangrijke rol bij de koppeling tussen de gebruiker en de juiste autorisaties. Het UPN moet aansluiten op de identiteit waarmee de gebruiker in Power BI werkt.

Als deze koppeling niet goed is ingericht of bijgehouden, kan een gebruiker bijvoorbeeld geen medewerkers zien die hij of zij wel zou moeten kunnen zien.

Een praktisch voorbeeld: een leidinggevende krijgt een ander account of er vindt een organisatiewijziging plaats. Wanneer de gegevens in AFAS en de gebruikersidentiteit in Power BI vervolgens niet goed op elkaar aansluiten, kan het dashboard niet de verwachte gegevens tonen.

2. Richt de beveiliging ook in Power BI goed in

Alleen de autorisaties in AFAS instellen is niet voldoende. Deze moeten op de juiste manier worden gekoppeld aan de Row Level Security (RLS) in Power BI.

Daarbij moet ook aandacht zijn voor de rollen en rechten die gebruikers binnen de Power BI-omgeving krijgen. Het doel is dat de autorisaties uit AFAS en de beveiliging in Power BI goed op elkaar aansluiten, zodat iedere gebruiker alleen de gegevens ziet waarvoor hij of zij geautoriseerd is.

Begrijp de grenzen van de beschikbare data

Hoewel het dashboard veel analysemogelijkheden biedt, is niet alle historische informatie onbeperkt beschikbaar. Het databereik wordt mede bepaald door de gegevens die AFAS via de BI-datalaag beschikbaar stelt. Hierdoor is een longitudinale analyse van de trend in dit rapport niet nodig. Wellicht dat AFAS hier binnenkort nog een verbetering in aanbrengt.

Een goed dashboard vraagt om meer dan alleen beschikbaarheid

Het beschikbaar stellen van een dashboard is één ding, maar het daadwerkelijk live brengen en goed blijven gebruiken vraagt ook aandacht. Denk aan de inrichting van Power BI, het publiceren en integreren van het dashboard, autorisaties en RLS, en het verwerken van wijzigingen en nieuwe versies. Ook na de ingebruikname blijft beheer nodig om ervoor te zorgen dat het dashboard goed blijft aansluiten op de organisatie en de beschikbare dat

Heeft u wel de behoefte aan deze dashboards maar niet direct de kennis en kunde om dit goed te doen dan is het te overwegen om je te verdiepen in onze BI-dienstverlening. Met onze BI-oplossing nemen wij organisaties een groot deel van deze zorg uit handen.

Daardoor profiteert u niet alleen van de kracht van het vernieuwde dashboard zoals het verzuimdashboard, maar ook van de zekerheid dat de onderliggende inrichting, beveiliging en stuurinformatie betrouwbaar blijven.

Zo haalt u meer uit uw data, zonder zelf specialist te hoeven zijn in AFAS, Power BI of BI-beheer. Dat is precies waar wij het verschil maken.

Meer informatie over PowerBI