Klantverhaal Rijnstate
Met ruim 6.000 medewerkers, 270 medisch specialisten en 400 vrijwilligers is Rijnstate een van de grotere Nederlandse opleidingsziekenhuizen voor hooggespecialiseerde zorg. Vanuit locaties in Arnhem, Zevenaar en Elst zetten de medewerkers van Rijnstate zich dag en nacht in om de zorg voor patiënten voortdurend te verbeteren.
In gesprek met
Sabine Gerrits, teammanager HR-services
De uitdaging
"Rijnstate werkt al jarenlang met AFAS, en door de jaren heen zijn er veel organisatie-specifieke aanpassingen gedaan. We willen deze inrichting graag terugbrengen naar de standaarden om het beheer te vereenvoudigen. Voorheen werkten we vaak met ‘losse contacten’ voor specifieke vraagstukken die we zelf niet konden oplossen, waarbij telkens andere specialisten werden ingeschakeld. Om meer continuïteit te waarborgen, wilden we één vaste partner voor een aantal AFAS-vraagstukken. Die partner werd IJK. Met een scan door IJK kregen we een helder beeld van ons IT-landschap en inzicht in processen die verder geoptimaliseerd konden worden.
Als stafafdeling binnen het ziekenhuis zijn wij continu bezig met procesverbetering en kijken we waar we kunnen automatiseren en digitaliseren. Door standaardprocessen te automatiseren, kunnen we onze tijd besteden aan maatwerk en ondersteuning van de zorgverleners. Een voorbeeld hiervan is het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) bij Dienst Justis.
De oplossing
Met de VOG-koppeling van HubBI automatiseren we de VOG-aanvragen bij Dienst Justis. HubBI haalt de gegevens van nieuwe medewerkers uit AFAS en richt automatisch een VOG-profiel in. Op basis van dit profiel doet HubBI de juiste aanvraag bij Dienst Justis, waarna de details van de VOG-aanvraag via de HubBI VOG-bot worden teruggestuurd naar het personeelsdossier in AFAS. De medewerker ontvangt via ‘Mijn Justis’ het verzoek om de VOG te controleren en te ondertekenen. Deze automatisering bespaart ons veel tijd en voorkomt dat VOG-aanvragen vergeten worden. De Hub geeft ons inzicht in de voortgang binnen het proces en sluit aan bij onze geautomatiseerde onboarding.
Toegevoegde waarde
Binnenkort starten we ook met de VOG-validatie van HubBI. Met deze validatie-check wordt het verificatieproces geautomatiseerd, waarbij de authenticiteit en geldigheid van de digitale VOG gecontroleerd worden. Hiermee zetten we een volgende stap in de digitalisering van dit proces.
Vanaf januari 2025 hebben wij onze systemen uitgebreid met AFAS ERP en willen we meerdere hubs inzetten. Wat voor onze functioneel beheerders prettig werkt is dat we met HubBI niet alleen gebruik kunnen maken van ‘standaard-hubs’, maar dat zij ook zelf Hubs kunnen bouwen. Mijn collega heeft onlangs nog een workshop gevolgd bij HubBI, waarbij hij direct zelf een hub bouwde, fijn om zo direct aan de slag te kunnen. De samenwerking met IJK verloopt prettig. Ik kan gemakkelijk contact opnemen en word proactief op de hoogte gehouden van nieuwe ontwikkelingen. Rijnstate staat voor innovatie, en als HR-afdeling willen we hierin ook voorop lopen. De oplossingen van HubBI en IJK dragen hieraan bij."