Out AFAS

AFAS Microsoft Entra ID-koppeling: gebruikersbeheer automatisch synchroniseren

De AFAS Microsoft Entra ID-koppeling helpt organisaties om gebruikersgegevens, accounts en autorisaties vanuit AFAS automatisch te synchroniseren met Microsoft Entra ID. Dit is relevant bij instroom, wijzigingen tijdens het dienstverband en uitdiensttreding. AFAS is het leidende bronsysteem en je bepaalt zelf welke gegevens worden gesynchroniseerd. Zo verminder je handmatig beheer en blijven gebruikersgegevens en toegangsrechten beter actueel.

Meer weten? Stel een vraag

Wat is de AFAS Microsoft Entra ID-koppeling?

De AFAS Microsoft Entra ID-koppeling van HubBI verbindt gebruikersgegevens uit AFAS met Microsoft Entra ID. AFAS is daarbij het bronsysteem en leidend. De organisatie bepaalt zelf welke gegevens naar Entra ID worden gesynchroniseerd.

De koppeling kan gebruikers automatisch aanmaken, bijwerken en blokkeren. Gegevens worden periodiek gesynchroniseerd en kunnen op basis van organisatorische eenheid, functie of gebruikersgroep aan Microsoft Entra ID worden gekoppeld.

Wanneer is automatisch gebruikersbeheer tussen AFAS en Entra ID
relevant?

Automatisch gebruikersbeheer is relevant wanneer HR- en IT-processen rond accounts en autorisaties nu veel handmatig werk vragen. Vooral bij instroom, wijzigingen tijdens het dienstverband en uitdiensttreding helpt een vaste synchronisatie om gebruikersgegevens actueel te houden.

Signalen dat dit speelt
  • Gebruikers worden nu handmatig aangemaakt in Microsoft Entra ID
  • Wijzigingen in AFAS moeten ook handmatig in Entra ID worden verwerkt
  • Autorisaties moeten aansluiten op organisatorische eenheid, functie of gebruikersgroep
  • Accounts van uitdienstgetreden medewerkers moeten tijdig worden geblokkeerd
  • Je wilt gegevens maar één keer vastleggen in AFAS
  • Je wilt gebruikers en toegangsrechten in Entra ID beter actueel houden

Hoe helpt de koppeling in de praktijk?

De AFAS Microsoft Entra ID-koppeling is vooral waardevol wanneer wijzigingen in HR-gegevens direct gevolgen hebben voor gebruikersbeheer in IT. In plaats van dezelfde verandering handmatig in meerdere systemen te verwerken, blijft AFAS de leidende bron voor de gegevens die worden gesynchroniseerd.

De organisatie bepaalt zelf welke gegevens worden gekoppeld. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van organisatorische eenheid, functie of gebruikersgroep. Ook is het mogelijk om eigen PowerShell-scripts te gebruiken binnen de inrichting.
 
Stap 1

Bepaal welke gegevens vanuit AFAS worden gesynchroniseerd

De organisatie bepaalt zelf welke gebruikersgegevens vanuit AFAS naar Microsoft Entra ID moeten worden gesynchroniseerd. Daardoor sluit de koppeling aan op de eigen inrichting en het gewenste autorisatieproces

Stap 2

Koppel gegevens op basis van organisatorische eenheid, functie of gebruikersgroep

De geselecteerde gegevens kunnen op basis van organisatorische eenheid, functie of gebruikersgroep aan Microsoft Entra ID worden gekoppeld. Daarmee kan de inrichting aansluiten op de rol en positie van een medewerker binnen de organisatie.

Stap 3

Synchroniseer gebruikersgegevens periodiek naar Entra ID

De gegevens worden periodiek vanuit AFAS naar Microsoft Entra ID gesynchroniseerd. Hierdoor hoeven wijzigingen niet steeds afzonderlijk in beide systemen te worden verwerkt.
 

Stap 4

Laat gebruikers automatisch aanmaken, bijwerken of blokkeren

Op basis van de gegevens uit AFAS kunnen gebruikers in Microsoft Entra ID automatisch worden aangemaakt, bijgewerkt of geblokkeerd. Zo ondersteunt de koppeling verschillende momenten in het dienstverband van een medewerker.

Wat levert de AFAS Microsoft Entra ID-koppeling op?

De koppeling vermindert handmatig gebruikersbeheer en helpt om accounts en toegangsrechten actueel te houden. Omdat AFAS leidend is en gegevens periodiek worden gesynchroniseerd, hoeven gebruikersgegevens niet steeds opnieuw in verschillende systemen te worden bijgewerkt

Dit levert het concreet op
  • Minder handmatig gebruikersbeheer.
  • Minder kans op fouten door dubbele invoer.
  • Automatische synchronisatie van gebruikersgegevens.
  • Gebruikers automatisch aanmaken, bijwerken en blokkeren.
  • Actuelere gebruikers en toegangsrechten in Microsoft Entra ID.
  • Snellere verwerking bij in- en uitdiensttreding.
  • Eenmalige invoer van gegevens in AFAS.

Hoe ondersteunt de koppeling instroom, doorstroom en uitstroom?

De koppeling ondersteunt gebruikersbeheer tijdens verschillende fasen van het dienstverband. Bij een nieuwe medewerker kan een gebruiker automatisch worden aangemaakt. Bij wijzigingen kunnen gebruikersgegevens en autorisaties worden bijgewerkt. Wanneer een dienstverband in AFAS wordt beëindigd, kan de gebruiker in Microsoft Entra ID direct worden geblokkeerd.

Voor een nieuwe gebruiker kan daarnaast automatisch een wachtwoord worden gegenereerd en in het dossier in AFAS worden vastgelegd

 

Gerelateerde hubs

In AFAS
In AFAS
In AFAS
Out AFAS

Naar alle hubs

Veelgestelde vragen

Je automatiseert gebruikersbeheer door AFAS als leidend bronsysteem te gebruiken en geselecteerde gebruikersgegevens periodiek naar Microsoft Entra ID te synchroniseren. De koppeling kan gebruikers automatisch aanmaken, bijwerken en blokkeren. Je bepaalt zelf welke gegevens worden gesynchroniseerd en hoe deze worden gekoppeld.

Je automatiseert instroom, doorstroom en uitstroom door wijzigingen in AFAS te gebruiken als basis voor het
gebruikersbeheer in Microsoft Entra ID. Nieuwe gebruikers kunnen worden aangemaakt, bestaande gebruikers
kunnen worden bijgewerkt en bij beëindiging van het dienstverband in AFAS kan het account in Entra ID direct
worden geblokkeerd.

Een Entra ID-gebruiker kan automatisch worden aangemaakt op basis van de gegevens die vanuit AFAS worden gesynchroniseerd. Voor een nieuwe gebruiker kan ook automatisch een wachtwoord worden gegenereerd en in het dossier in AFAS worden vastgelegd.

De koppeling kan gegevens op basis van organisatorische eenheid, functie of gebruikersgroep aan Microsoft Entra ID koppelen. Welke gegevens en autorisaties worden aangepast, hangt af van de inrichting die de organisatie zelf kiest. Door wijzigingen periodiek vanuit AFAS te synchroniseren, kunnen gebruikersgegevens en toegangsrechten aansluiten op de actuele situatie in AFAS.

Wanneer het dienstverband van een medewerker in AFAS wordt beëindigd, kan de gebruiker direct in Microsoft Entra ID worden geblokkeerd. Daardoor hoeft het account niet afzonderlijk handmatig in Entra ID te worden afgesloten.

AFAS is het leidende bronsysteem. De organisatie bepaalt welke gegevens worden gesynchroniseerd en deze gegevens worden op basis van bijvoorbeeld organisatorische eenheid, functie of gebruikersgroep gekoppeld aan Microsoft Entra ID. De synchronisatie vindt periodiek plaats en kan gebruikers automatisch aanmaken, bijwerken en blokkeren

Aan de slag met een Out AFAS hub

Stap 1

Kies de gewenste hubs in het bestelformulier.

Stap 2

Wij nemen contact met je op en plannen een gesprek.

Stap 3

Wij gaan voor je aan de slag en richten de hubs voor je in.

Stap 4

Aan de slag!

HubBI in en om AFAS

HubBI is de meest gebruiksvriendelijke automation-assistent van Nederland. Kies voor tijdbesparende en efficiënte oplossingen binnen AFAS-processen met In AFAS hubs. Of een naadloze integratie met externe applicaties dankzij Out AFAS hubs. Ook omvangrijke AFAS-conversies hubt HubBI voor je.

>

"Bij elke proceswijziging of -optimalisatie, vragen collega’s of HubBI kan worden ingezet."

Robert Rehák, Specialist HR-systemen en services

Deze organisaties versnellen al met HubBI

Aan de slag met deze hub? Bestel de hub vandaag nog.

Vraag deze hub aan Stel een vraag

Veelgestelde vragen

Met Out AFAS hubs automatiseren we tussen AFAS en een ander systeem, register of instantie. Met HubBI is altijd een tweewegintegratie mogelijk. Het verschil met een In AFAS hub is dat er altijd een verbinding (soort snelweg) moet worden aangelegd met de externe partij. De verbinding met een externe partij leggen we door middel van API’s. Met deze hubs worden systemen op elkaar aangesloten. Net als bij de meeste koppelsystemen wordt data geautomatiseerd overgezet. HubBI is echter een automationtool. Data wordt niet alleen overgezet, maar ook automatisch verwerkt in AFAS.

Omdat dit geavanceerde totaaloplossingen in samenwerking met externe partijen zijn, worden de prijzen hier niet weergegeven. Neem bij interesse even contact op met het HubBI-team.