Klantverhaal Het Gastenhuis
Het Gastenhuis is een kleinschalig woonconcept voor mensen met dementie. Wat deze woonvorm bijzonder maakt, is dat bewoners zich er écht thuis voelen. Geen gesloten deuren of pasjes, maar een open leefomgeving waar het leven zoals het ooit was centraal staat. Door het wegnemen van eenzaamheid en het stimuleren van eigen regie, bloeien veel bewoners op. Inmiddels telt Het Gastenhuis dertig locaties verspreid over Nederland, met een groeitempo van vijf nieuwe huizen per jaar. De ambitie? In iedere wijk een Gastenhuis.
In gesprek met
Martin Diepeveen, HR-manager
De uitdaging
Met de snelle groei van de organisatie nam ook de administratieve druk toe. Maar uitbreiding van het hoofdkantoor was geen optie. “Al het geld moet naar de huizen en de zorg,” vertelt Martin. “We willen klein blijven aan de achterkant, zodat we groot kunnen zijn aan de voorkant.” Een van de concrete knelpunten zat in het handmatig aanvragen van VOG’s: een tijdrovend proces dat een medewerker wekelijks een volledige werkdag kostte. Ook het afrekenen van vakantiedagen, opleidingskosten en plus- of minuren bij uitdiensttreding vergde veel handmatig werk en leidde soms tot vervelende verrassingen voor (ex-)medewerkers. Daarnaast lag er veel druk op functioneel beheer en de salarisadministratie door terugkerende, foutgevoelige taken.
We zijn van anderhalve naar een halve FTE op de salarisadministratie gegaan voor meer dan 1000 medewerkers. Dat is echt mogelijk door HubBI, in combinatie met slimme keuzes in AFAS en andere systemen.
De oplossing
HubBI werd in eerste instantie gevonden als oplossing voor het automatiseren van het VOG-proces. Al snel volgden andere toepassingen. Inmiddels werkt Het Gastenhuis met dertien hubs. Denk aan:
- automatische verwerking van fietsvergoedingen en andere fiscaal vriendelijke regelingen;
- tijdige verwerking van salarisaanpassingen bij langdurige ziekte;
- aanvragen van gespreide uitbetaling van vakantiegeld en eindejaarsuitkering;
- het automatisch sluiten van openstaande taken en wijzigen van e-mailadressen bij indienst- of uitdiensttreding;
- validatie van paspoorten en ID-bewijzen bij aanstelling;
- geautomatiseerde BIG-registerchecks.
Toegevoegde waarde
De winst zit niet alleen in tijd en efficiëntie, maar ook in betrouwbaarheid en werkplezier. “We hoeven er niet meer over na te denken of het goed gaat - we weten dat het goed gaat.” Ook de samenwerking met HubBI ervaart Martin als bijzonder prettig: “Ze denken echt met je mee. Niet alleen in de inrichting, maar ook in wat er beter kan. Dat voelt als een partnership.” Toekomstwensen zijn er ook, zoals een automatische koppeling met het roostersysteem van Nedap Ons. “Dat scheelt ons straks weer uren per maand én verkleint de kans op fouten.”
Tijd en aandacht voor bewoners, niet voor administratie.
Voor Martin draait het uiteindelijk om de bewoners, zoals Jaap. “Hij was even uit beeld door een ziekenhuisopname, maar toen hij terugkwam en binnenstapte, zei hij: ‘Ik ben weer thuis’. Dat is waar we het voor doen. En alles wat wij met HubBI slimmer kunnen doen, geeft ruimte om daar met onze mensen, aandacht en middelen te zijn.”