AFAS PRK-koppeling
De AFAS PRK-koppeling helpt kinderopvangorganisaties om medewerkers vanuit AFAS te koppelen aan het Personenregister Kinderopvang. Dit is relevant als nieuwe medewerkers bij indiensttreding handmatig aan een werkgever in het PRK moeten worden gekoppeld. De koppeling haalt medewerkergegevens uit AFAS, logt in bij DUO via eHerkenning en verwerkt de terugkoppeling in AFAS. Zo verminder je handmatig werk, fouten en losse opvolging.
Wat is een AFAS PRK-koppeling?
Een AFAS PRK-koppeling is een geautomatiseerd proces tussen AFAS en het Personenregister Kinderopvang. De koppeling gebruikt gegevens van nieuwe medewerkers uit AFAS om de medewerker aan een werkgever in het PRK-register te koppelen. Voor kinderopvangorganisaties voorkomt dit dat PRK-registraties handmatig buiten AFAS moeten worden verwerkt. De registratie en terugkoppeling blijven zichtbaar binnen het personeelsdossier in AFAS.
Wanneer is een AFAS PRK-koppeling relevant?
Een AFAS PRK-koppeling is relevant voor organisaties die met het Personenregister Kinderopvang werken en AFAS gebruiken voor HR processen. Vooral bij indiensttreding kan het handmatig koppelen van medewerkers tijd kosten en foutgevoelig zijn.
Signalen dat dit speelt
- Nieuwe medewerkers moeten handmatig aan een werkgever in het PRK worden gekoppeld
- HR of administratie voert dezelfde handeling meerdere keren uit
- Er is risico dat een medewerker niet of te laat wordt gekoppeld
- Terugkoppelingen over PRK-registraties worden niet centraal vastgelegd
- Je wilt bijzonderheden direct in AFAS kunnen opvolgen
- Je wilt bij uitdiensttreding ook de ontkoppeling meenemen in het proces
Welke aanpak werkt in de praktijk?
De AFAS PRK-koppeling werkt het best als indiensttreding, PRK-koppeling, terugkoppeling en ontkoppeling onderdeel zijn van één vast proces. Daardoor blijft AFAS de centrale plek voor medewerkersgegevens en opvolging.
Wat levert een AFAS PRK-koppeling op?
Een AFAS PRK-koppeling levert tijdswinst, minder handmatige fouten en betere opvolging op. Je bereikt dat doordat het koppelen aan het PRK-register niet meer als losse handmatige taak wordt uitgevoerd, maar onderdeel wordt van het AFAS proces.
Dit levert het concreet op
- Minder handmatige handelingen.
- Minder kans op fouten.
- Tijdswinst bij indiensttreding.
- Automatische terugkoppeling bij bijzonderheden.
- Registratie van de aanvraag in het personeelsdossier in AFAS.
- Minder risico dat koppelen wordt vergeten.
- Ontkoppeling bij uitdiensttreding.
AFAS PRK-koppeling in de praktijk
De AFAS PRK-koppeling is vooral waardevol bij kinderopvangorganisaties waar regelmatig nieuwe medewerkers instromen. Zonder koppeling moet iemand handmatig controleren of de medewerker aan een werkgever in het Personenregister Kinderopvang is gekoppeld.
Met de koppeling wordt deze actie onderdeel van het AFAS-proces. Daardoor wordt de medewerker bij indiensttreding gekoppeld, wordt de registratie vastgelegd in het personeelsdossier en wordt bij bijzonderheden een terugkoppeling gegeven via AFAS.
Volgende stap
Wil je PRK-registratie vanuit AFAS minder handmatig en foutgevoelig maken, dan is de AFAS PRK-koppeling een logische vervolgstap. Je automatiseert het koppelen van medewerkers aan het Personenregister Kinderopvang, legt de terugkoppeling vast in AFAS en neemt ontkoppeling bij uitdiensttreding mee in het proces. Vraag de hub aan of stel je vraag aan het HubBI team om te bekijken hoe dit past binnen jullie AFAS inrichting.
Gerelateerde hubs
Veelgestelde vragen
Je koppelt medewerkers vanuit AFAS aan het Personenregister Kinderopvang door de indienstmelding in AFAS als startpunt te gebruiken. De koppeling haalt medewerkergegevens op uit AFAS, logt in bij DUO via eHerkenning en koppelt de nieuwe medewerker aan een werkgever in het PRK-register. De terugkoppeling wordt daarna vastgelegd in AFAS.
Medewerkers automatisch koppelen aan het Personenregister Kinderopvang vanuit AFAS betekent dat de handmatige PRK actie wordt vervangen door een geautomatiseerd proces. De koppeling gebruikt gegevens uit AFAS, verwerkt de koppeling in het PRK- register en noteert de uitkomst in het personeelsdossier.
Je automatiseert PRK-registratie vanuit AFAS door de koppeling te laten starten op basis van de indienstmelding. Daarna worden medewerkergegevens uit AFAS opgehaald, wordt via DUO ingelogd met eHerkenning en wordt de medewerker gekoppeld aan het PRK-register. De terugkoppeling komt terug in AFAS.
Een PRK-koppeling met AFAS is relevant voor kinderopvangorganisaties die medewerkers moeten koppelen aan het Personenregister Kinderopvang. De koppeling is vooral nuttig wanneer dit nu handmatig gebeurt en wanneer de organisatie de terugkoppeling centraal in AFAS wil vastleggen.
Ontbrekende of afwijkende PRK gegevens volg je op via de terugkoppeling in AFAS. Als een medewerker niet bekend is bij het PRK-register, geeft de koppeling dit terug via AFAS. Daardoor kan de organisatie de bijzonderheid vanuit het AFAS proces opvolgen.
In het personeelsdossier wordt genoteerd dat de medewerker is gekoppeld in het PRK-register. Ook de registratie van de aanvraag is terug te vinden in het personeelsdossier in AFAS
Bij uitdiensttreding wordt de medewerker ontkoppeld. Daarmee ondersteunt de koppeling niet alleen het instroomproces, maar ook het actueel houden van PRK-registraties wanneer een medewerker uit dienst gaat.
