Diploma controle in AFAS
Diploma controle in AFAS helpt je om diploma uittreksels van medewerkers automatisch te laten valideren. Dit is relevant als je zeker wilt zijn dat diploma informatie geldig en betrouwbaar is en je handmatige controles wilt verminderen. Een medewerker uploadt het DUO uittreksel in AFAS, HubBI controleert het document automatisch en schrijft de uitkomst terug in AFAS. Zo bespaar je tijd en verhoog je de nauwkeurigheid van het personeelsdossier.
Wat is diploma controle in AFAS?
Diploma controle in AFAS is een geautomatiseerd proces waarmee een geüpload diploma uittreksel wordt gecontroleerd op geldigheid en betrouwbaarheid. HubBI haalt het document op nadat het in AFAS is toegevoegd en voert de validatie uit. Zo staat de uitkomst direct in AFAS en werk je met actuele en controleerbare diploma informatie.
Wanneer is diploma controle in AFAS relevant?
Diploma controle in AFAS is relevant als jouw organisatie diploma’s moet controleren bij indiensttreding, dossieropbouw of periodieke controles. Je bereikt meer grip door de controle te automatiseren in plaats van documenten handmatig na te lopen of losse controles buiten AFAS te doen.
Signalen dat dit speelt:
- diploma controles kosten nu veel handmatig werk
- documenten komen verspreid binnen en worden niet altijd op dezelfde manier gecontroleerd
- je wilt sneller weten of een diploma uittreksel geldig is
- je wilt de uitkomst direct vastleggen in AFAS
- je wilt automatisch opvolgen als een document afwijkt of ontbreekt
Welke aanpak werkt in de praktijk?
Diploma controle in AFAS werkt het best als upload, validatie en terugkoppeling onderdeel zijn van één vast proces. Je bereikt dat door de medewerker in AFAS het uittreksel te laten uploaden, HubBI de controle te laten uitvoeren en de uitkomst direct terug te schrijven in AFAS.
Stap voor stap de BIG register koppeling uitgelegd
Stap 1: laat de medewerker het uittreksel uploaden in AFAS
De aanpak start in AFAS. Daar worden taken klaargezet voor een nieuwe of bestaande medewerker met de opdracht om het uittreksel te uploaden in het personeelsdossier.
Stap 2: laat HubBI het diploma uittreksel automatisch valideren
HubBI haalt het uittreksel automatisch op en controleert de geldigheid en de auteur van het document.
Stap 3: schrijf de uitkomst terug in AFAS
De terugkoppeling van de validatie wordt direct teruggeschreven in AFAS. Daardoor staat de gecontroleerde diploma informatie meteen op de plek waar je ook het personeelsdossier beheert.
Stap 4: start automatisch vervolgacties bij afwijkingen
Op basis van de terugkoppeling kun je in AFAS een signaal of workflow laten starten. Dat is handig als verdere actie nodig is, bijvoorbeeld wanneer een document niet klopt of aanvullende opvolging gewenst is.
Wat levert diploma controle in AFAS op en hoe merk je dat?
Diploma controle in AFAS levert tijdswinst, meer betrouwbaarheid en een nauwkeuriger personeelsdossier op. Je bereikt dat doordat validatie en registratie niet meer los van elkaar plaatsvinden, maar binnen één geautomatiseerd proces verlopen.
Dit levert het concreet op:
- meer zekerheid dat diploma informatie geldig en betrouwbaar is
- minder handmatig controlewerk
- snellere verwerking in AFAS
- hogere nauwkeurigheid van de personeelsadministratie
- directe opslag van de uitkomst in het dossier binnen AFAS
Gerelateerde hubs
Veelgestelde vragen
De Diploma Controle in AFAS werkt via een vast proces. Een medewerker uploadt een DUO uittreksel in AFAS, HubBI haalt het document automatisch op, valideert de geldigheid en auteur en schrijft de uitkomst terug in AFAS. Daarna kun je op basis van die terugkoppeling een signaal of workflow laten starten voor verdere opvolging.
Een diploma upload in AFAS automatisch laten controleren betekent dat de medewerker het document uploadt in AFAS en dat HubBI daarna de controle uitvoert. De validatie gebeurt automatisch op het geüploade uittreksel en de uitkomst wordt teruggeschreven in AFAS. Zo hoef je diploma informatie niet meer handmatig buiten AFAS te controleren.
Deze oplossing is gericht op DUO uittreksels die in AFAS worden toegevoegd en daarna automatisch worden gevalideerd binnen het proces.
In AFAS wordt het resultaat van de validatie teruggeschreven. Daarbij gaat het om de geldigheid en de auteur van het document, zodat je de uitkomst direct in het personeelsdossier kunt gebruiken.
Een workflow na diploma controle is handig wanneer je vervolgacties wilt automatiseren. Denk aan situaties waarin een document afwijkt, aanvullende beoordeling nodig is of taken moeten worden uitgezet om verdere actie te ondernemen.
Organisaties kiezen hiervoor omdat het proces sneller, consistenter en minder foutgevoelig wordt. Je bespaart tijd op handmatige controles, verhoogt de betrouwbaarheid van diploma informatie en legt de uitkomst direct vast in AFAS.
Wil je diploma controle in AFAS slimmer inrichten en handmatig werk verminderen, dan is deze HubBI hub een logische vervolgstap. Je automatiseert de validatie van DUO uittreksels, schrijft de uitkomst direct terug in AFAS en maakt opvolging eenvoudiger. Vraag de hub aan of stel je vraag aan het HubBI team om te bekijken hoe dit past binnen jullie proces.
